Office Manager / Personaladministrator (m/w/x)
vor Ort in Wiesbaden
Designing Meaningful Futures.
Wir sind eine inhabergeführte Designagentur und gestalten Marken für Unternehmen und kulturelle Projekte – mit viel Sorgfalt, Erfahrung und einem klaren Blick für gute Lösungen.
Für unseren Standort in Wiesbaden suchen wir ab Sofort Unterstützung im Bereich Office Management und Personaladministration in Teilzeit (20 Stunden/Woche).
Die Position eignet sich besonders für erfahrene Persönlichkeiten, die nach einer beruflichen Pause oder Neuorientierung wieder in ein strukturiertes Arbeitsumfeld einsteigen möchten. In Deiner Rolle sorgst Du dafür, dass unsere administrativen Abläufe zuverlässig und reibungslos funktionieren. Dabei übernimmst Du vor allem Aufgaben im Personalbereich sowie im Office Management und bist eine wichtige organisatorische Stütze für das gesamte Team.
Deine Aufgabengebiete
Office Management:
- Organisatorische Ansprechpartnerin intern/extern; Materialverwaltung und Einkauf; Empfang und Bewirtung von Gästen; Kommunikation und Abstimmungen mit unserem Zweitstandort Berlin; Sichtung und Bearbeitung der Eingangspost
Personaladministration:
- Vorbereitung von Personalverträgen und personalrelevanten Dokumenten; Pflege und Verwaltung von Personaldaten sowie internen Übersichten und Listen; Bewerbermanagement; Vorbereitung des Einstiegs neuer Mitarbeiter (z. B. Arbeitsplatz vorbereiten, Onboarding unterstützen); Unterstützung des Personalvorstands im Tagesgeschäft;
Vorbereitende Buchhaltung:
- Rechnungsstellung; Rechnungseingang; Reisekostenabrechnungen; Zeiterfassungskontrolle;
Assistenz des Vorstands:
- Reisemanagement; Terminkoordination; punktuelle Unterstützung im Tagesgeschäft;
Dein Profil
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich
Freude an strukturierten Aufgaben sowie ein sorgfältiger und zuverlässiger Arbeitsstil
Idealerweise erste Berührungspunkte mit Personalthemen (kein Muss)
Sicherer Umgang mit MS-Office und idealerweise mit Mac OS
Sehr guter mündlicher und schriftlicher Kommunikationsstil in deutscher Sprache
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
Freundliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit im Team runden dein Profil ab
Was wir bieten
Verlässliche Rahmenbedingungen:
Eine klar strukturierte Teilzeitstelle mit planbaren Arbeitszeiten, die sich gut mit privaten Verpflichtungen vereinbaren lässt.
Sinnvolle Aufgaben:
Du übernimmst eine wichtige Rolle im Hintergrund, die maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unseres Arbeitsalltags beiträgt.
Angenehmes Arbeitsumfeld:
Ein wertschätzendes Miteinander, ein kollegiales Team und eine offene Unternehmenskultur.
Kontinuität:
Wir sind ein inhabergeführtes, finanziell unabhängiges Unternehmen und bieten ein sicheres Arbeitsumfeld.
Deine Stelle ist ab sofort und in Teilzeit (12 bis 20 Wochenstunden) zu besetzen.
Wir freuen uns auf Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Eintrittstermin und Gehaltsvorstellungen).
Wir freuen uns auf Dich!
Deine Bewerbung sendest Du bitte an:
Lina Tisken
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